NORME SENEGALAISE  NS 06 - 002

Août 1999

DESCRIPTION ARCHIVISTIQUE

Descripteur Thésaurus international technique

Description Archivistique ; normalisation

Edité  par  l’institut  sénégalais  de  Normalisation.  57 Avenue  George  POMPIDOU.

Immeuble Mona Center     BP 4037.   Tel :  823.25.86.   Fax : 823.25.87

Avant - Propos

La présente norme sénégalaise a été élaborée par le sous comité n° 1 « Documentation » du comité technique « Administration et commerce » présidé par la Direction des Archives du Sénégal et qui comprend les membres suivant :

INTRODUCTION

La présente norme reprend pour l’essentiel les résultats des travaux du Comité scientifique de Normalisation de la Direction des Archives du Sénégal relatifs à la description archivistique.

I Objet et domaine d’application

La présente norme a pour objet de proposer un cadre pour la description archivistique au Sénégal.

Elle s’inspire de la 13 ème recommandation du XII ème Congrès international des Archives tenu à MONTREAL en septembre 1992, et de la norme générale et internationale de description archivistique (ISAD/G) publiée en 1994 par le Conseil international des Archives (C.I.A).

La norme 06 - 002 adapte au contexte sénégalais la structure de l’ISAD/G en y ajoutant trois éléments que cette dernière a laissés à l’appréciation de chaque pays .

Ce sont :

- Les règles d’écriture

- La ponctuation

- L’indexation    

La présente norme comprend quatre chapitres :

Chapitre I : La description de l’unité archivistique

Chapitre II : Les règles d’écriture

Chapitre III : La ponctuation

Chapitre IV : L’indexation

CHAPITRE I : LA DESCRIPTION DE L’UNITE ARCHIVISTIQUE

Principes et Règles :

« La description archivistique est la représentation précise d’une unité de description et de ses composantes éventuelles, obtenue en sélectionnant, en analysant et en ordonnant toute information permettant d’identifier les documents d’archives et d’expliquer le contexte de leur production » (Glossaire des termes ; C.I.A. ISAD / G : Ottowa 1994      P.9 ).

La description des documents d’archives est désormais régie au Sénégal par la norme 06 - 002 qui s’inspire pour l’essentiel de la norme générale et internationale de description archivistique ISAD / G. La norme 06 - 002 établit une liste de vingt éléments qui peuvent servir à la description, répartis en six zones.

 1 - La zone de l’identification (Elle comprend les informations essentielles pour identifier l’unité de description).

2 - La zone de contexte (Elle contient les informations relatives à l’origine et à l’histoire de l’unité de description).

3 - La zone du contenu (Elle présente l’objet et le classement de l’unité de description).

4 - La zone de conditions d’accès et d’utilisation (Elle donne les informations sur les possibilités d’accès à l’unité de description).

5 - La zone de sources complémentaires (Elle donne des informations sur les documents ayant un lien significatif avec l’unité de description).

6 - La zone des notes (Elle comprend des informations particulières qui n’ont pu être données dans aucune des autres zones).

Cependant, si tous les éléments ne sont pas obligatoires, quelques uns parmi les vingt sont essentiels, voire indispensables pour tout échange international d’information.

Ce sont :

a) l’Intitulé

b) les dates extrêmes  

c) l’importance matérielle et le support

d) la présentation du contenu et son intérêt scientifique

Présentation des éléments de description

Les vingt éléments de description de la norme 06 -002 sont présentés ci - dessous dans l’ordre établi par celle - ci. Chaque élément est suivi de son objectif, de sa règle, ainsi que des exemples tirés en majorité des Archives nationales du Sénégal.

[1] - ZONE D’IDENTIFICATION

1 - 1 - INTITULE OU TITRE

1 - 2 - DATES EXTREMES

1 - 3 - IMPORTANCE MATERIELLE ET SUPPORT

1 - 4 - ACCROISSEMENTS

[2] ZONE DE CONTEXTE

2 - 1 - NOM DU OU DES PRODUCTEURS

2 - 2 - ETUDE INSTITUTIONNELLE DU OU DES PRODUCTEURS

2 - 3 - MODALITES D’ENTREE

[3] ZONE DU CONTENU

3 - 1 - PRESENTATION DU CONTENU ET INTERET SCIENTIFIQUE

3 - 2 - TRI ET ELIMINATION, REGLES DE CONSERVATION

3 - 3 - CLASSEMENT ET COTATION

[4] ZONE DE CONDITIONS D’ACCES ET D’UTILISATION

4 - 1 - STATUT JURIDIQUE

4 - 2 - ACCESSIBILITE

4 - 3 - LANGUE DES DOCUMENTS

4 - 4 - CARACTERISTIQUES MATERIELLES

4 - 5 - INSTRUMENTS DE RECHERCHE

[5] ZONE DE SOURCES COMPLEMENTAIRES

5 - 1 - LOCALISATION DES ORIGINAUX

5 - 2 - SOURCES COMPLEMENTAIRES DANS LE SERVICE D’ARCHIVES

5 - 3 - SOURCES COMPLEMENTAIRES DANS D’AUTRES SERVICES

5 - 4 - BIBLIOGRAPHIE

[6] ZONE DES NOTES

6 - 1 - NOTES

REGLES ET APPLICATIONS DES ELEMENTS DE LA DESCRIPTION DE L’UNITE ARCHIVISTIQUE

[1] ZONE D’IDENTIFICATION

1 - 1 - INTITULE OU TITRE DE L’UNITE DE DESCRIPTION

OBJECTIF

Donner le titre exact de l’unité de description (fonds, série, sous - série).

Règle :

Lorsque l’unité de description (fonds, série ou sous - série) porte un titre, il faut le reporter exactement tel que rédigé par le producteur. Toutefois, si le titre est très long, il convient de l’abréger en évitant de soustraire des informations pertinentes.

Exemple :

·     Sous - série 6 M : Justice indigène au Sénégal. 1834 - 1954.

·     Sous - série 4 P : Urbanisme et habitat en Afrique occidentale française. 1904 - 1928.

·     Série F : Sécurité  publique au Sénégal ; police, gendarmerie, prison. 1840 - 1956.  

1 - 2 - DATES EXTREMES

OBJECTIF

Identifier et donner avec précision la ou les deux dates extrêmes des documents de l’unité de description.

Règles :

Donner les dates des documents contenus dans l’unité de description, soit sous  forme d’une date unique lorsque le fonds est encore ouvert soit sous forme de  dates extrêmes si l’unité de description est close. La mention de la date est obligatoire.

Exemple :

1872 - 1920

1995 - (fonds ouvert)

1928 - 1942 ; 1947 - 1950 (manque 1943 à 1946)

1 - 3 - Importance matérielle et support

OBJECTIF

Préciser l’importance matérielle et le support des documents contenus dans l’unité de description.

Règle :

Indiquer le nombre d’unités matérielles (en chiffres arabes) en précisant le support du document,  le métrage linéaire et le volume de l’unité de description.

Exemple :

1385 articles soit 95 ml

150 plans et cartes

3570 cartes postales

1 - 4 -ACCROISSEMENT

OBJECTIF

Informer le chercheur sur les variations possibles de l’importance matérielle de l’unité de description.

Règle :

Préciser si l’unité de description est ouverte ou fermée ; ou si l’ensemble des  dossiers qui la composent ont été tous répertoriés et classés.

Exemple :

- Faisant partie d’un fonds clos, celui de la colonie du Sénégal, les sous - séries 10 D et 11 D ne peuvent plus s’accroître ; par contre,  elles pourront toujours être complétées avec la découverte, au cours des récolements annuels, de documents non répertoriés (Atoumane MBAYE, Répertoire sous - séries 10 D et 11 D).

[2] ZONE DE CONTEXTE

2 - 1 - NOM DU OU DES PRODUCTEURS (Service versant)

OBJECTIF

Identifier le ou les producteurs des documents de l’unité de description.

Règle :

Donner le nom du ou des organismes ou de la personne physique ayant produit les documents.

Exemple :

- Secrétaire Général du Gouvernement de la Colonie du Sénégal.

- Maître Albert NDIAYE, notaire à Dakar.

- Mission du Canal du Cayor.

2 - 2 - ETUDE INSTITUTIONNELLE

OBJECTIF

Faire l’historique ou la biographie du ou des producteurs, afin que le chercheur puisse comprendre la portée scientifique des documents.

Règle :

L’étude institutionnelle peut porter sur l’origine, l’évolution et les fonctions du ou des organismes producteurs ou sur les activités des personnes physiques qui ont produit les documents. En ce qui concerne les personnes morales, il est important de signaler leurs organisations successives ainsi que les textes réglementaires qui sont à l’origine de ces changements.

2 - 3 - MODALITES D’ENTREE

OBJECTIF

Relater les conditions par lesquelles les documents sont arrivés au Service des Archives.

Règle :

- Mentionner les conditions d’arrivée des documents au Service d’archives : versement, don, legs, achat, dépôt.

- Mentionner le nom du donateur, s’il y a lieu, ainsi que la date et la modalité d’entrée si ces renseignements sont disponibles.

Exemple :

- Ces documents, provenant de la SODEVA, ont été versés après la liquidation de l’Organisme le 24 juin 2000.

- Versement effectué par le Cabinet de Maître Albert NDIAYE, notaire le 13 mai 1982.

[3] ZONE DU CONTENU

3 - 1 - PRESENTATION DU CONTENU ET DE SON INTERET SCIENTIFIQUE

OBJECTIF

Indiquer l’objet des documents contenus dans l’unité de description afin de permettre aux chercheurs d’en juger l’intérêt.

Règle :

Faire un bref résumé qui met en valeur l’importance scientifique des documents du point de vue de la recherche. 

3 - 2 - TRI ET ELIMINATION, REGLES DE CONSERVATION

OBJECTIF

Donner des renseignements sur les méthodes de tri et d’élimination effectuées lors du traitement de l’unité de description.

Règle :

Le tri et l’élimination sont des opérations délicates qui engagent souvent la responsabilité de l’archiviste. Il est important d’énumérer les catégories de documents éliminés et de donner les critères d’échantillonnage.

Exemple :

- Tri pièce à pièce, élimination des doubles et des bordereaux de transmission.

-  Conservation des originaux.

3 - 3 - CLASSEMENT ET COTATION

OBJECTIF

Il s’agit d’indiquer les opérations de mise en ordre intellectuelle et physique des documents d’archives à l’intérieur des dossiers, et des dossiers à l’intérieur d’un fonds.

Règle :

Indiquer la méthode de classement utilisée pour le traitement de l’unité de description (chronologique, géographique, alphabétique ou thématique) en  précisant les caractéristiques de la structure interne.

Exemple :

Les Archives de l’Urbanisme et de l’Habitat sont à présent regroupées sous l’appellation de la sous - série 4 P avec un classement unique, basé sur les grandes fonctions de la Direction générale des Travaux Publics de l’A.O.F. Le classement des articles est chronologique à l’intérieur des rubriques ou thèmes, la cotation des dossiers est obtenue grâce à une combinaison de chiffres et de lettres (Louis DIOH ; Répertoire, Sous - série 4 P, A.O.F). 

[4] ZONE DE CONDITIONS D’ACCES ET D’UTILISATION

4 - 1 - STATUT JURIDIQUE

OBJECTIF

Indiquer le statut juridique des documents de l’unité de description.

Règle :

Préciser s’il s’agit d’archives publiques ou privées.

Exemple :

- Archives publiques

- Archives privées

4 - 2 - ACCESSIBILITE

OBJECTIF

Indiquer s’il y a des réserves ou non dans la communication des documents.

Règle :

Indiquer les conditions légales ou matérielles de communicabilité qui peuvent  interdire l’accès aux documents en précisant s’il y a lieu les délais de communication.

Exemple :

- Conformément à l’article 17 du décret n° 83 - 341 du 1er avril 1983 abrogeant et remplaçant le titre II du décret n° 81 - 430 du 15 avril 1981 fixant les conditions d’organisation et de fonctionnement des Archives du Sénégal, l’accès aux documents de la série D est public, libre et gratuit (Atoumane MBAYE : Répertoire série D. Sénégal).

4 - 3 - LANGUE DES DOCUMENTS

OBJECTIF

Signaler la ou les langues utilisées.

Règle :

Indiquer la ou les principales langues utilisées.       

Exemple :

- Les documents sont écrits en français, cependant il existe quelques pièces  en arabe et en anglais.

4 - 4 - CARACTERISTIQUES MATERIELLES

OBJECTIF

Fournir des renseignements sur toute caractéristique matérielle qui peut affecter l’utilisation des documents.

Règle :

Signaler toute caractéristique physique permanente qui affecte l’utilisation des documents.

Exemple :

- Les registres 1B10 à 1B40 sont extrêmement fragiles. Veuillez consulter le microfilm.

4 - 5 - INSTRUMENTS DE RECHERCHES

OBJECTIF

Signaler tout instrument de recherche disponible qui intéresse l’unité de description.

Règle :

Sous forme de notice bibliographique abrégée, donner des renseignements sur tous les instruments de recherche détenus par le Service des Archives susceptibles d’informer l’usager sur le contenu de l’unité de description.

Exemple :

- Evelyne Badou CISS, Répertoire série H, la santé au Sénégal 1817 - 1960.

- Awa Cissé BA, Répertoire sous série 6 M, la justice indigène du Sénégal   1838 - 1954

[5]  ZONE DES SOURCES COMPLEMENTAIRES

5 - 1  Localisation des Originaux

OBJECTIF

Signaler si les documents originaux sont conservés ailleurs que dans le Service d’archives.

Règle :

Cet élément est utilisé quand les documents de l’unité de description constituent une copie de complément ou de substitution conservée dans le Service d’archives,  sous

forme de microfilm. Dans ce cas il est indispensable d’indiquer l’existence de l’original et ses références.

Exemple :

- MF187 : Sources de l’histoire du Sénégal conservées aux Archives du Portugal. Dakar, Archives du Sénégal, 1981 . - 4 bobines de microfilm 16 mm.

5 - 2 - SOURCES COMPLEMENTAIRES DANS LE SERVICE D’ARCHIVES

OBJECTIF

Signaler les sources complémentaires existant dans le même service d’archives.

Règle :

Indiquer clairement le lien qui existe entre les documents répertoriés avec une autre unité de description.

Cette information est obligatoire quand l’unité de description fait partie  d’un démembrement de séries ou de sous - séries du cadre  de classement en vigueur.

5 - 3 - SOURCES COMPLEMENTAIRES DANS D’AUTRES SERVICES

OBJECTIF

Signaler les sources complémentaires conservées dans d’autres unités documentaires du Sénégal et éventuellement dans d’autres pays.

Règle :

Si les documents qui sont conservés dans une autre unité documentaire ont un lien de provenance avec l’unité de description, les signaler et mentionner leur lieu de conservation.

Cette information est obligatoire quand le document fait partie d’une unité de description répartie entre plusieurs lieux de conservation. On donnera les lieux de conservation et les éléments de références.

Exemple :

- Archives Assemblée nationale du Sénégal : Conseil général et conseil colonial du Sénégal. Sous - série 1A.

- Archives Assemblée nationale du Sénégal : Grand conseil de l’A.O.F., sous -série 4A.

- Archives Assemblée nationale du Sénégal : Assemblée territoriale du Sénégal, sous - série 2A.

5 - 4 - BIBLIOGRAPHIE

OBJECTIF

Identifier et répertorier tous les auteurs qui ont utilisé ou étudié l’unité de description.

Règle :

La citation des publications prendra la forme d’une notice bibliographique abrégée (auteur, titre, lieu et date d’édition, pagination).

Exemple :

- MBAYE (Saliou) .- Histoire des Institutions coloniales françaises en Afrique de l’Ouest (1816 - 1960).- Dakar, 1991.- 339 p.

- DIARRA (Eloi).- Décentralisation et vie politique dans les Communes mixtes du Sénégal de 1904 à 1950.- Thèse 3° cycle, droit, 1987.- 226 p.

[6]  ZONE DES NOTES

OBJECTIF

Donner des renseignements importants susceptibles d’aider l’usager dans ses recherches et qui n’ont été indiqués dans aucune des autres zones.

Règle :

Fournir, s’il y a lieu, tous renseignements intéressants qui n’ont pas été mentionnés dans les zones précédentes. 

Exemple :

Le répertoire des chronos du Cabinet civil du Gouverneur de l’A.O.F., est une fusion de deux manuscrits réalisés par Evelyne Badou CISS et Khayrou CISSE. 

CHAPITRE II   LES REGLES D’ECRITURE : L’Analyse de l’Article

INTRODUCTION

Selon le dictionnaire de terminologie archivistique du Conseil international des Archives : « L’analyse consiste à présenter sous une forme organisée, concise et précise, les informations d’ordre historique et diplomatique contenues dans un document ou dans un ensemble de documents ».

Seulement la norme générale de description archivistique ISAD/G qui considère les règles d’écriture et de ponctuation comme « des éléments de pure gestion » a laissé ces questions à l’appréciation de chaque pays ou de chaque communauté linguistique.

Face à un développement continu et multiforme du traitement des archives tant au niveau national qu’international, il devient urgent de procéder à une harmonisation des méthodes d’analyse et de ponctuation. Le Comité technique, en mettant un programme global de traitement des Archives au Sénégal, a élaboré cette présente norme en s’appuyant sur l’expérience nationale et sur la pratique archivistique française, notamment sur les travaux de Christine Nougaret ( NOUGARET (Christine) et Galland (Bruno) « Les Instruments de recherche dans les archives ». Paris : la documentation française, 1999. 259 p.) et de Gerard Naud (.NAUD (Christiane) et NAUD (Gerard) « L’analyse des archives administratives contemporaines », la gazette des archives n°115, 4° trimestre 1981. P 216 - 235.)

OBJECTIF

Chaque article doit recevoir une identification exprimant son originalité par rapport aux autres articles du même versement.

Règle :

A défaut de reprendre l’intitulé figurant en évidence sur le document reçu (article ou dossier), l’Archiviste doit décrire celui - ci par un texte qui mentionne :

A) Le Service versant ou l’Agent de l’action administrative

Il s’agit de l’auteur de l’action dont résultent les documents. Dans la majorité des cas, il s’identifie avec le producteur : On ne le précise dans l’analyse que s’il est différent du producteur.

Exemple :

Direction de l’Urbanisme

-----service versant-------

étude / par la Compagnie Sahélienne d’Habitation / d’un projet de cité administrative

action------ agent---------------------------------------- objet---------

B) L’objet traité dans le dossier

Il s’agit du sujet du dossier, il peut y avoir un objet principal et des objets secondaires. On procédera du général au particulier, l’objet pouvant être précisé par une localisation dans le temps et dans l’espace.

Exemple

formation des Archivistes, préparation du programme d’études.

---------Objet---------------   ---------------action--------------------

C) L’action ou les Actions exercées sur le ou les objets

Il s’agit de l’activité dont résulte l’existence même des documents précédemment identifiés.

Exemple

formation des sages - femmes, préparation du programme, recrutement des enseignants

--------------objet-------  -----action------   ------------action-

D) La Nature diplomatique des documents

Il s’agit des éléments descriptifs de la forme matérielle des documents.

Exemple

étude par la C.S.H d’un projet de cité administrative : Correspondance, plans, cartes.

E) Les dates extrêmes

Elles renseignent sur la chronologie des pièces contenues dans l’article, toutefois si un document n’est pas daté on met la mention [s.d].

- Le document ne dispose que d’une date : c’est le cas d’un fonds ouvert.

- Le document peut présenter une rupture dans la chronologie des pièces,

exemple : 1934 ( manque 1935 ) ; on écrit : 1934 ; 1936.

En définitive, toutes ces informations combinées doivent permettre au chercheur de savoir :

- Quelle est la Structure de provenance, l’auteur du dossier ?

- Quel est l’objet du dossier ?

- Comment sont constituées les pièces du dossier ?

- Quelles sont les dates extrêmes du dossier ?

II - APPLICATION PRATIQUE

L’analyse de l’article doit faire apparaître cinq zones :

1 - La zone du Service versant ou producteur

2 - La zone de l’objet (s) ou intitulé

3 - La zone de l’action (s)

4 - La zone de la nature diplomatique

5 - La zone des dates extrêmes

Exemple

Ministère de l’Urbanisme et de l’Habitat.

Direction de l’Urbanisme

Projet d’une cité administrative, étude par la Compagnie sahélienne de construction : plan, devis, correspondance. 1981 - 1985

Règle : Pour la rédaction du corps de l’instrument de recherche.

Le corps de l’instrument de recherche est constitué par l’ensemble des descriptions des articles du fonds. Chaque description comprend les éléments donnés dans l’ordre suivant : Cote, auteur, objet, action, type de documents et dates.

Ces différents éléments sont séparés par une ponctuation qui doit refléter la composition interne de l’unité de description. On pourra suivre, par exemple, le schéma suivant.

Cote                        intitulé (objet principal)

                                action, autre action : nature

                                diplomatique. Date.

2P1                         Service des domaines

                                Lotissement de Guédiawaye.

                                Déguerpissement des populations,

                                construction d’infrastructures sociales

                                (école, marché, dispensaire) : plans,

                                devis (ordre alphabétique des

                                entreprises), correspondance.

                                1981 - 1985. 

2P2                          Lotissement de Guédiawaye.

                                Attribution de parcelles aux déguerpis :

                                liste nominative, correspondance.

                                1981 - 1985. 

III - APPLICATION DU PRINCIPE DE LA DESCRIPTION A PLUSIEURS NIVEAUX

Il peut arriver que certains éléments de la description soient communs à plusieurs unités de description consécutives. C’est le cas en particulier, dans un répertoire, lorsque plusieurs articles correspondent à des subdivisions d’un même dossier. Il convient de mettre en valeur ces éléments communs en évitant autant que possible des répétitions inutiles.

Exemple :

3R140 - 143 Développement de la Riziculture à Richard - Toll. 

                                                                  1924 - 1936

            140 Organisation de la recherche rizicole.

                                                                  1924 - 1925

            141 Aménagement du Casier rizicole de Richard - Toll.

                                                                              1926 - 1928                                          

            142 Mission d’expert dans la région du fleuve.

                                                                  1930 - 1931

            143 Budget, personnel, materiel de culture.

                                                                  1935 - 1936

CHAPITRE III :               LA PONCTUATION

INTRODUCTION

La norme ISAD/G écarte de son champ d’action, la question de la ponctuation qui, en principe relève des règles nationales. Le Comité scientifique de normalisation, manifestant sa volonté d’harmoniser la théorie et la pratique archivistique, a l’ambition d’aider les archivistes dans leur travail quotidien en éditant une règle de ponctuation.

Objectif

La ponctuation permet de mettre en valeur la structure de la description de l’article ou du dossier.

Règles

*première règle : La ponctuation doit permettre de comprendre le reflet de la composition interne de l’article.

Exemple

2N5        Edifices communaux . - Mairie, reconstruction : plans, correspondance (1964 - 1970) ; extension : procès verbaux d’adjudication des travaux (1970 - 1974 ). Ecole, école des filles, aménagement : devis, plans, correspondance (1972 - 1973 ).

                                                                        1964 - 1974

Cette notice implique qu’il existe :

- Un dossier dont l’intitulé est « édifices communaux ».

- A l’intérieur de ce dossier, deux sous - dossiers consacrés respectivement à la mairie et aux écoles.

- A l’intérieur du dossier « mairie », une première partie

( matériellement réunie dans une sous chemise) sur la reconstruction, une seconde ( également réunie dans une sous chemise) sur l’extension.

- A l’intérieur du sous dossier « écoles », un sous dossier consacré à l’aménagement de l’école des filles.

*Deuxième règle  : La ponctuation doit permettre de comprendre le reflet de la nature des différents éléments de l’analyse.

En règle générale

L’objet et l’action sont séparés entre eux  par une virgule (sauf si l’action suit immédiatement l’objet / intitulé dont il est alors séparé par le point espace tiret).

- La typologie est placée en fin d’analyse, précédée de deux points.

1er Cas :

- dossier comportant un objet (qui sert d’intitulé), une action, une typologie

 objet / intitulé . - Action : Typologie.

Bibliothèque universitaire . - reconstruction : plans.

                                                                           1998 - 2001.

2° Cas :

- dossier comportant un objet (qui sert d’intitulé ), plusieurs actions et pour chacune  une typologie diversifiée avec ses propres dates ou dates intermédiaires :

objet / intitulé . - Action : typologie (dates), autre typologie (dates) ; autre action : typologie (dates).

Hôtel de Ville. - reconstruction : plans (1957 - 1959), correspondance (1960 - 1962) ; extension : procès verbal d’adjudication des travaux (1964).

                                                                          1957 - 1964.

3° Cas :

- dossier comportant un objet général (qui sert d’intitulé), suivi de plusieurs objets, avec pour chacun plusieurs actions, une typologie diversifiée, la nature du classement et les dates intermédiaires correspondantes.

Objet / intitulé . - 1er objet, 1ere action : typologie (dates), autre typologie (dates) ; 2° action : typologie (dates). 2° objet, action : typologie (nature du classement, dates).

                                                                    Dates extrêmes.

Bâtiments administratifs.- Palais de justice, reconstruction : plans (1964 - 1965), correspondance (1965 - 1967) ; extension : procès verbal d’adjudication des travaux (1985). Lycées, aménagement : devis (ordre alphabétique des lycées, 1986 - 1990).

                                                                   1964 - 1990.

4° Cas :

- dossier comportant le nom de l’agent et un objet général (qui servent d’intitulé), suivis de plusieurs objets, avec pour chacun plusieurs actions, une typologie diversifiée, la nature de classement et les dates intermédiaires correspondantes :

Agent et objet général / intitulé. - 1er objet, 1ere action : typologie (dates), autre typologie (dates) ; 2° action : typologie (dates). 2° objet, action : typologie (nature de classement, dates).

                                                              Dates extrêmes.

Direction du patrimoine bâti. Bâtiment administratif. - Palais de justice, reconstruction : plans (1964 - 1965), correspondance (1965 - 1967) ; extension :  procès verbal d’adjudication des travaux (1985). Lycées, aménagement : devis (ordre alphabétique des lycées), 1986 - 1990).

                                                              1964 - 1990.

CHAPITRE IV  :  INDEXATION ARCHIVISTIQUE   

Principe

La norme ISAD/G n’a défini aucune règle précise d’indexation. C’est un élément de « pure gestion » qui est du ressort de chaque pays ou communauté linguistique. Dans la pratique archivistique, le choix des termes à partir desquels s’effectue une recherche revient à la libre appréciation de l’auteur de l’index. Les mots indexés correspondent généralement à l’objet (s) ou à l’action (s) évoqués dans l’analyse.

Objectif

Etablir une liste alphabétique des termes : noms de personnes, de lieux ou de matières relevés dans les documents d’archives et assortis des références correspondantes destinées à les retrouver (cote).

Règle générale :

L’index doit être exhaustif et comprendre tous les termes figurant dans l’instrument de recherche et cités dans les analyses.

- Index des noms propres

- Index des noms de lieux

- Index des mots matières.

En tout état de cause, on évitera  les termes  renvoyant  à la typologie  du document (lettre, correspondance, procès - verbal, rapport, plan, etc.).  

Cas particuliers

Le traitement des dossiers nominatifs (archives judiciaires, personnel) peut constituer des cas particuliers d’indexation. L’analyse n’évoque pas souvent tous les noms propres, mais les regroupe dans un terme générique.

Dès lors il est recommandé une indexation à partir du dossier. C’est à dire qu’en procédant au traitement du dossier, l’Archiviste devra relever tous les termes pertinents qui peuvent éclairer au mieux l’Utilisateur dans sa recherche. Il s’agit d’une indexation sur la base du dossier plutôt que sur l’analyse.

Exemple :

2M14

Criminalité. - Cours d’assises de St-louis, jugements : liste de jurés, dossiers nominatifs des inculpés.

                                                                           1954 - 1956

- INDEX (termes ne figurant pas dans l’analyse, mais indexés à partir du dossier traité)

BA Seydou 2M14

KA Samba Yoro 2M14

LOUM Demba 2M14

SENE Khady 2M14

Saint - louis (Cours d’assises) 2M14

Coups et blessures 2M14